Franco Vincenzo Ferrari mi ha segnalato il Provvedimento del 10 luglio 2025 [10162267]: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/10162267.
Il Provvedimento ricorda, in sostanza, le "Linee Guida del Garante per posta elettronica ed internet" (https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1387522) e quindi che è opportuno procedere alla disattivazione dell’account di email e alla notifica ai mittenti di tale disattivazione e di indirizzi email alternativi.
Il Provvedimento non dice espressamente che la casella doveva essere cancellata immediatamente, ma lo sottintende dicendo, in sostanza, che le motivazioni addotte per non farlo non sono fondate. Infatti è interessante osservare che il titolare aveva detto di voler conservare le caselle di email per la possibile necessità di recuperare informazioni perché i documenti vanno posti in appositi archivi mentre "i messaggi di posta elettronica scambiati tramite le caselle di posta elettronica assegnate ai dipendenti, come noto, sono invece considerati, a tutti gli effetti, corrispondenza costituzionalmente tutelata".
Questo dell'uso dell'email come archivio aziendale è, lo sappiamo, ormai assodato, ma non posso che concordare con il Garante. Lo dico per questioni organizzative, posto che lasciare dati importanti nelle caselle di email personali vuol dire non averne il controllo.
Yes but…. Molti sistemi (uno per tutti Google workplace) sono concepiti in modo tale da integrare funzioni trasversalmente. diventa difficile separare il concetto di repository della posta da un insieme di cartelle di archiviazione, come il drive.
RispondiEliminaLa ricerca dei documenti è progettata per frugare sia nella posta che nei file accuratamente archiviati in posti specifici.
Il Garante vuole un documento management System?
Mah!
Non usare la posta come archivio sarebbe perfetto ma sottende una disciplina che non tutti hanno e non c'è formazione che tenga. Monica
RispondiElimina